Bruker virksomheten unødvendig mye tid på å lete etter informasjon?

av | aug 24, 2017 | Blogg | 0 kommentarer

For at en bedrift skal fungere smidig og effektivt kan det være bra å ta bort unødvendige hindringer i arbeidet. Et slikt hinder kan være mangel på informasjon eller kunnskap. Når noe som er kritisk å vite for å gjennomføre arbeidsdagen mangler, må man stoppe helt opp og lete etter det, og dette kan iblant ta mer tid enn det trenger. Hvordan ser det ut i deres virksomhet?

En intern søkemotor forhindrer unødvendig lange stopp

I en undersøkelse som ble gjort i Sverige i 2010 av Canon kom det frem av 43% av deltakerne legger ca. en halv time om dagen til å lete etter informasjon og at 26% bruker mellom 30 minutter og en time. Denne tiden kan kortes ned betydelig ved å dokumentere, systematisere og spre den kunnskapen og informasjon som finnes i virksomheten.

Mange er vant med å bruke søkemotorer som Bing eller Google når man lurer på noe, men hvordan går det når det gjelder spørsmål som f.eks. omhandler bedriftens rutiner eller arbeidsmåte? En intern søkemotor, dvs. ett system der virksomhetsrelatert informasjon er mulig å søke frem, kan være løsningen på akkurat det problemet. Der kan alt fra rutiner og arbeidsmåte til interne supportguider være tilgjengelige, og jo mer desto bedre. Ettersom vi går mer og mer mot å ville ha øyeblikkelig svar på det vi lurer på ellers i hverdagen, kan det være en fordel å bruke samme tanke internt i virksomheten. Det gjør det mulig å høyne det generelle kunnskapsnivået ettersom det finnes en mulighet til daglig læring. Ett pluss kan også være at arbeidsdagen underlettes for nye medarbeidere ettersom de vet hvor de skal gå når de lurer på noe, og kan få svar på sine spørsmål på et øyeblikk – forutsatt at det allerede er dokumentert.

Generasjon Y, som også kalles millenials, begynner å fylle arbeidsplassene. Vi i milleniumgenerasjonen, i alle fall de yngre, er opplært allerede fra skolen til å bruke internett for å få svar på våre spørsmål. For å legge virksomheten i forkant og gjøre arbeidsdagene mer effektive, kan det derfor være lurt å tilpasse seg etter de individene fordi det ganger alle til slutt. Fordelen med f.eks. Google er at man er sikker på at man kan finne nesten alt man søker etter, øyeblikkelig og på ett sted, uansett om man leter etter underholdning, informasjon eller kunnskap. Å kunne gjøre det samme med bedriftsinformasjon eliminerer den tiden som legges til å finne ut hvor man skal lete etter det informasjonen man er ute etter.

Gjør virksomheten effektiv ved å holde alt samlet og lett tilgjengelig

Når dokumenteringen og systematiseringen er ferdig finnes det ett steg til i optimeringen – Å skape lett tilgjengelighet.

Selv om det finnes medarbeidere med arbeidsoppgaver som ikke krever en digital enhet, har de kanskje med en smarttelefon med tilgang til internett. Det kan derfor være bra å lagre materialet digitalt og tilgjengelig via nettet for å gjøre det mulig å finne det man trenger å vite når som helst. Lett tilgjengelighet skaper trygghet fordi de ansatte vet at de kan få svarene de trenger uten å spørre rundt omkring. Dere har kanskje til og med kunnskap som er personavhengig? Finnes det en tekniker som vet hvordan man fikser skriver når den slår seg vrang som bare akkurat den skriveren kan gjøre? Hvis det dokumenteres og gjøres lett tilgjengelig kan hvem som helst fikse skriveren selv om den teknikeren ikke er tilgjengelig. Enda en fordel med å lagre materiale digitalt og via nettet er at når materialet oppdateres, oppdateres det for alle på en gang.

Optimer virksomheten ved å tilpasse dere nåtiden

Når dere analyserer informasjons- og kunnskapsletingen i virksomheten deres kan dere stille dere selv disse spørsmålene for å finne muligheter for forbedring:

  • Finnes det nødvendige dokumentert, som f.eks. personavhengig kunnskap og informasjon?
  • Ligger materialet samlet eller spredt?
  • Er kunnskap og informasjon lett tilgjengelig og lett å dele videre?

Ta vare på den fantastiske teknologien som finnes i dag og benytt den for å gjøre arbeidsdagene lettere og samtidig få medarbeiderne til å føle seg tryggere. Optimer arbeidsplassen med en smart søkemotor som gjør enkel og daglig læring mulig. Digitaliser og systematiser deres informasjon og kunnskap i dag!


Kontakt oss - blogg


Trender og verktøystøtte innen Service Management

27. april har DND seminar om Trender og verktøystøtte innen Service Management. Morten Spaniland fra InfoCaption AS er invitert til å holde innlegg om kunnskapsdeling. Han kommer til å snakke om hvorfor det er viktig å ha enkle løsninger for å dele kunnskap i en tid...

Skrevet av:

Adam Eriksson

Her kan det stå tekst. Her kan det stå tekst. Her kan det stå tekst. Her kan det stå tekst. Her kan det stå tekst. Her kan det stå tekst. Her kan det stå tekst. Her kan det stå tekst. Her kan det stå tekst.

0 kommentarer

Send inn en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *