Den digitale generasjonen er stadig på full vei inn i arbeidsmarkedet, og snart er de som ikke engang husker Windows XP ferdig med høyere utdanning og skal søke jobb hos dere. Som en del av denne digitale generasjonen, som også kalles millenials, har jeg sett starten på overgangen fra det å bruke word- og pdf-dokumenter som basen på brukerdokumentasjonen, og det å bruke oppdaterte og tilgjengelige dokumenter for å gjøre den samme nytten.

Nye arbeidsmetoder

Vi er vokst opp i en verden der informasjon er tilgjengelig på andre siden av et søk. For en liten stund siden leste jeg om en som prøvde å lære faren sin å søke på google. Han måtte forklare steg for steg hvordan han skulle søke, men plutselig koblet faren hvordan google tenkte i forhold til det han spurte om. Selv om dette er åpenbart for mange, og selvfølgelig for den nye generasjonen arbeidstakere, er det ikke opplagt hvordan man skal videreføre denne tankegangen til informasjon som ligger tilgjengelig i løpet av arbeidsdagen. Når man kommer som nyansatt, burde det ikke ligge et system tilgjengelig der man kan søke opp det man lurer på? Når man introduserer et nytt datasystem, burde det ikke ligge tilgjengelig informasjon om hvordan man bruker det? Dessverre tenker skremmende mange at det å ha dokumentasjonen tilgjengelig i et word- eller pdf-dokument gjemt unna på en server er godt nok.

Godt nok er perfekt

Informasjon som ligger tilgjengelig trenger heller ikke å være perfekt, fordi den alltid er ferskvare. Vi som er systemleverandør vet at man plutselig legger til en ny funksjon, må omorganisere menyer eller navngi ting annerledes. Da er det fint å ha dokumentasjon som ikke bare er oppdatert i din ende, men også å vite at de som trenger informasjonen har den oppdaterte versjonen. Hvis informasjonen som ligger tilgjengelig er riktig, er det også et mindre krav om utseendet eller kvaliteten på produksjonen. Hvis innholdet er godt hver gang man leter etter det, kommer kvalitetskravet til å senkes. Dermed kan man legge ressurser i å utvikle mer innholdsriktig informasjon og mindre jobb i å passe på at informasjonen man har ser bra ut.

Noe om hvordan man skjønner teknologi

Når man har vokst opp med stadig ny teknologi, bruker man mye energi på å lære forskjellige datasystemer. Derfor lærer man å skjønne mønstre, forskjellige måter datasystemene oppfører seg på, istedenfor å kunne alle de spesifikke handlingene som kreves for å gjøre det man trenger å gjøre. Enda riktigere er det kanskje å si at man lærer seg det man bruker ofte, mens det man ikke bruker så ofte tar man når man behøver det. Når man kommer i en jobbsituasjon er det derfor viktig å ha tilgjengelig informasjon om egenarten til forskjellige systemer. De funksjonene og arbeidsmåtene man ikke trenger hele tiden er like å dokumentere som de man bruker hele tiden. Funksjoner man bruker jevnlig ligger friskt i minne, men når man bare bruker økonomisystemet én gang i året glemmer man det mellom hver gang.



Månedens guide – mai

Denne måneden er det Olov Götheson i Umeå Kommun som har produsert en veldig god og informativ guide for hvordan man aktiverer og kopierer filer og mapper til OneDrive. Akkurat nå er det mange organisasjoner som står ovenfor å gå over til Office 365 og skal dermed...

Månedens guide – april

En smart kombinasjon av film og skjerminnspilling resulterte i månedens guide. Mats Rodéhn fra Skövde kommune forteller: ”Bakgrunnen for guiden er at utskrift til en kortskriver første gangen er en ”tostegsrakett”. Først utskrift fra datamaskinen til skriveren,...

Skrevet av:

Sondre Hølaas

Sondre er produktekspert og kundecoach i InfoCaption. Når han ikke legger til rette for kunnskapsdeling liker han å ta fotografier med storformatskamera. Hvis du lurer med på hvordan han gjør det kan du se mer her.

1 kommentar

  1. Her kan man skrive en kommentar

    Svar

Send inn en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *